Registro de viajeros en los hoteles: qué es y normativa
Registro de viajeros en los hoteles: qué es y normativa
25 de agosto de 2026
Al llegar a un hotel, el personal de recepción solicita algunos datos personales y comprueba la documentación de los huéspedes. Es un trámite habitual del check-in, pero muchas personas desconocen para qué sirve, qué información deben facilitar o cuánto tiempo conserva el establecimiento esos datos.
El registro de viajeros es obligatorio en España y afecta a hoteles, hostales, apartamentos turísticos, campings y otros alojamientos. Su finalidad está relacionada con la seguridad ciudadana y se aplica con independencia de que la reserva se haya realizado por internet, por teléfono o directamente en el establecimiento.
Conocer el procedimiento ayuda a entender por qué se solicitan determinados datos y qué límites deben respetar los alojamientos al tratar la documentación personal.
¿Qué es el registro obligatorio de viajeros en España?
El registro de viajeros es el procedimiento mediante el que los alojamientos identifican a las personas que utilizan sus servicios. Los datos se incorporan a un registro informático y se comunican a las autoridades a través de los sistemas habilitados por el Ministerio del Interior.
Las personas mayores de 14 años deben firmar el parte de entrada. Cuando un huésped tiene menos de 14 años, sus datos los proporciona la persona adulta que lo acompaña. Esto significa que los menores también figuran en el registro, aunque no tengan que firmarlo personalmente.
El alojamiento debe comprobar que la información facilitada coincide con el documento utilizado para acreditar la identidad. Esta verificación puede hacerse de forma presencial o mediante sistemas digitales que permitan confirmar los datos.
El registro forma parte de las tareas que se realizan desde que una persona reserva una habitación hasta que llega al establecimiento. En este artículo explicamos cómo gestionan los hoteles sus reservas y cómo se coordinan los distintos sistemas durante ese proceso.
Marco legal del registro de viajeros
La norma principal es el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que regula las obligaciones de registro documental e información de quienes ofrecen servicios de hospedaje o alquiler de vehículos sin conductor. Su ámbito de aplicación abarca todo el territorio nacional y las distintas modalidades de alojamiento.
El sistema actual se apoya en tres elementos:
- Real Decreto 933/2021: determina qué datos deben registrar los alojamientos y cuáles tienen que comunicar a las autoridades.
- Plataforma SES.HOSPEDAJES: permite realizar las comunicaciones de forma telemática. El nuevo registro comenzó a funcionar de manera efectiva el 2 de diciembre de 2024, después de un periodo de adaptación.
- Normativa de protección de datos: obliga a tratar la información únicamente para las finalidades previstas y a evitar la recopilación de datos innecesarios.
Los alojamientos deben comunicar la información correspondiente a la reserva, su posible cancelación y el inicio de la estancia. La transmisión debe hacerse de forma inmediata y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes. Los establecimientos profesionales también deben conservar su registro informático durante tres años desde la finalización del servicio.
Puedes consultar con más detalle cómo afecta el Real Decreto 933/2021 a los hoteles y qué cambios ha supuesto en su operativa diaria.
¿Puede el hotel pedir una copia del DNI?
El hotel puede solicitar que el huésped muestre un documento para comprobar su identidad, pero no debe pedir ni conservar una copia completa del DNI o del pasaporte.
La Agencia Española de Protección de Datos considera que esa copia incluiría más información de la necesaria, como la fotografía, la fecha de caducidad o el nombre de los progenitores. También aumentaría el riesgo de suplantación de identidad.
En un check-in presencial puede bastar con comprobar visualmente el documento. Cuando el registro se hace por internet, la identidad puede verificarse mediante certificados digitales, códigos enviados al teléfono o al correo electrónico, o contrastando los datos con el medio de pago. El sistema utilizado debe respetar la normativa de protección de datos.
¿Qué datos son obligatorios en el registro de viajeros?
El Real Decreto distingue entre los datos de los viajeros y los relacionados con la reserva o la estancia. No toda la información se solicita necesariamente en el mostrador: una parte puede haberse recogido durante la reserva.
Entre los datos personales figuran:
- Nombre y apellidos.
- Sexo, nacionalidad y fecha de nacimiento.
- Tipo y número del documento de identidad.
- Lugar de residencia habitual.
- Teléfono y correo electrónico.
- Número de viajeros.
- Relación de parentesco cuando alguno de ellos es menor de edad.
También se registran datos de la operación, como el número y la fecha de la reserva, la entrada y la salida, el número de habitaciones y el medio de pago.
El establecimiento debe limitar el uso de esta información a las finalidades previstas y aplicar las medidas necesarias para protegerla. Los datos enviados al registro de la Secretaría de Estado de Seguridad solo pueden ser tratados por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad dentro de sus competencias, así como por la autoridad judicial y el Ministerio Fiscal cuando corresponda.
Consejos para hacer el check-in con más rapidez
El proceso suele ser breve, aunque puede alargarse cuando faltan datos o existen errores en la reserva. Estas recomendaciones pueden facilitar la llegada:
- Ten preparado un documento válido. El alojamiento necesitará comprobar la identidad de las personas que se hospedan. No hace falta entregar una fotocopia.
- Completa el registro online cuando esté disponible. Algunos hoteles permiten introducir los datos antes del viaje. Al llegar, puede ser necesario confirmar la identidad o firmar el parte de entrada.
- Revisa la reserva. Comprueba que las fechas, el número de huéspedes y los nombres sean correctos. Si viajas con menores, indica su edad y la relación con la persona adulta que los acompaña.
- Conserva la confirmación. El número de reserva y el correo de confirmación pueden ayudar al personal de recepción a localizar la estancia.
Si detectas un error en tus datos, comunícalo al establecimiento para que pueda corregirlo antes de completar el registro.
El compromiso de ILUNION Hotels con la seguridad y la privacidad
En ILUNION Hotels trabajamos para que el registro sea claro, ágil y respetuoso con la privacidad de cada huésped. Solicitamos la información necesaria para gestionar la estancia y cumplir las obligaciones legales, sin conservar copias innecesarias de los documentos de identidad.
Nuestro equipo de recepción puede orientarte durante el proceso y resolver las dudas relacionadas con la reserva o el check-in. También trabajamos para que los canales digitales y los espacios de atención puedan ser utilizados por personas con distintas necesidades.
Puedes consultar los hoteles accesibles de ILUNION Hotels y conocer mejor el modelo social de ILUNION Hotels, basado en la inclusión, la accesibilidad y el respeto a las personas.
Preguntas frecuentes sobre el registro de viajeros en hoteles
¿Qué es la nueva normativa del registro de viajeros?
Es el sistema regulado por el Real Decreto 933/2021 para registrar y comunicar información sobre las personas que utilizan alojamientos turísticos. Las comunicaciones se realizan mediante la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior.
¿Qué es el registro obligatorio de viajeros en España?
Es el procedimiento por el que los alojamientos recogen determinados datos de sus huéspedes, comprueban su identidad y comunican la información exigida a las autoridades.
¿Cuándo hay que hacer el registro de viajeros?
Los datos pueden recogerse durante la reserva o al comenzar la estancia. El parte de entrada se completa y se firma durante el proceso de llegada. El alojamiento debe transmitir la información de forma inmediata y, como máximo, en 24 horas.
¿Qué datos son obligatorios en el registro de viajeros?
Se solicitan datos de identificación, contacto y residencia, junto con información sobre la reserva, las fechas de la estancia, el número de viajeros y el medio de pago. Si viajan menores, también debe indicarse la relación de parentesco.
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